การเผยแพร่สารสนเทศ

การเผยแพร่สารสนเทศ

1. ความหมายการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลัก ต่างๆ ในการจัดหา การจัดโครงสร้าง (organization) การควบคุม ผลิต การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์การทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมีแหล่งกำเนิดจากภายในหรือภายนอกองค์การ (Wilson 2003 อ้างใน Kirk, 2005, p.21) 

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง กระบวนการดำเนินงาน เช่น ทำดรรชนี การจัดหมวดหมู่ การจัดแฟ้มการทำรายการเพื่อการเข้าถึงเอกสารหรือสารสนเทศที่มีการบันทึกไว้ในรูปแบบต่างๆ ตั้งแต่จดหมายเหตุ

(archive) เชิงประวัติ ถึงข้อมูลดิจิทัล (Middleton, 2002, p.13)

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การดำเนินการกับสารสนเทศในระดับองค์การ ได้แก่ การวางแผน การ จัดสรรงบประมาณ การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดเจ้าหน้าที่ การกำหนดทิศทาง การฝึกอบรม และการ

ควบคุมสารสนเทศ (Bent, 1999 อ้างใน Myburgh, 2000, p.10)

กล่าวโดยสรุป การจัดการสารสนเทศ ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ

2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการ เป็นความจำเป็นและมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงาน และมีความสำคัญต่อองค์การในหลายด้าน คือ ด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล

     การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแลอาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา

2.2 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

    การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

      1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

     2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์

    3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

3. พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ

นักวิชาการด้านสารสนเทศศาสตร์บางคนได้กล่าวไว้ว่า การถกเถียงอภิปรายถึงความหมายของคำว่าสารสนเทศ จะไม่เกิดคุณค่าใดๆ หากไม่พิจารณาความหมายลึกลงไปในแง่การปฏิบัติงานกับสารสนเทศ หรือคือ การจัดการสารสนเทศ ทั้งนี้เพราะการศึกษาสารสนเทศศาสตร์ ในแง่มุมหนึ่งคือการประยุกต์ด้านการปฏิบัติงานเพื่อการจัดการสารสนเทศ และการจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลายาวนานนับแต่รู้จักคิดค้นการขีดเขียน บันทึกข้อมูล การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งอย่างกว้างๆได้เป็น 2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

 3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ

การจัดการสารสนเทศเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างอารยธรรมในด้านการบันทึกความรู้ ราว 2,000 - 8,000 ปีก่อนคริสตศักราช อียิปต์โบราณใช้กระดาษปาปิ รัสเขียนบันทึกข้อมูล หอสมุดอเล็กซานเดรีย (Library of Alexandria) สร้างโดยพระเจ้าปโทเลมีที่ 1 ในช่วง 285 ปีก่อนคริสตศักราช เป็นคลังความรู้ที่ยิ่งใหญที่สุดในโลกยุคโบราณ จัดเก็บกระดาษปาริรัสที่เขียนบันทึกวิชาการแขนงต่างๆ ถึง 7 แสนกว่าม้วนไว้ในกระบอกทรงกลม และต่อมาในได้มีการใช้หนังสัตว์เย็บเป็นรูปเล่มหนังสือ เรียกว่าโคเด็กซ์ (codex) ในสมัยของเปอร์กามัม(Pergamum)แห่งกรีก ในช่วง 197-159 ปีก่อนคริสตศักราช

3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์หลากหลายคอมพิวเตอร์มีพัฒนาการของจากอดีตถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ในระยะแรก ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสูญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การสำรวจสำมะโนประชากร ซึ่งต่อมา เครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์ มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้ในงานทางด้านคณิตศาสตร์และวิศวกรรม ช่วงทศวรรษที่ 1960 คอมพิวเตอร์เริ่มใช้แผงวงจรรวมหรือไอซี และแผงวงจรรวมขนาดใหญ่ และนำมาใช้งานการสื่อสารข้อมูล และงานฐานข้อมูล เพื่อลดภาระงานประจำโดยทรัพยากรอยู่ในรูปของกระดาษ เห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์ถูกพัฒนานำมาใช้งานตามสมรรถนะที่เพิ่มขึ้น

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ (information management) ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช้อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสาร รูปเล่มหนังสือเป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ และการค้นเพื่อใช้ได้อย่างสะดวก มีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ

      เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อการจัดหา การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ สารสนเทศที่นำมาจัดการในที่นี้หมายถึง สารสนเทศทุกประเภททั้งจากแหล่งกำเนิดภายในและจากภายนอกองค์การ จากแหล่งผลิตเพื่อการเผยแพร่ทั้งจากภาครัฐและเอกชน รวมทั้งแหล่งทรัพยากรในลักษณะข้อมูล ระเบียนข้อมูล และแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล และทรัพยากรสารสนเทศรูปแบบต่างๆ ทั้งสิ่งพิมพ์ในรูปกระดาษ และสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ผลิตขึ้นเพื่อประโยชน์ที่เกี่ยวข้องอาทิ ในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ต่างๆ ของบุคลากร การจัดการสารสนเทศ ก็เพื่อจัดเข้าระบบ เพิ่มคุณค่า คุณภาพ เพื่อการใช้ และความปลอดภัยของสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสารสนเทศ และปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ดังนี้

    กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วยการรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา ดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 16-17)

- การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ในการรวบรวม เป็นกำหนดเกณฑ์ หรือแนว

ปฏิบัติว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม และคัดเลือกนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ การนำเข้าสู่ระบบมีวิธีการดำเนินการต่างๆ เช่น การแปลงสารสนเทศที่อยู่ในรูปแอนะล็อกให้อยู่ในรูปดิจิทัลโดยวิธีการพิมพ์ เป็นต้น

                 - การจัดหมวดหมู่ (organizing) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัดหมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์ การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี (indexing) การจำแนกประเภท (classifying) รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น จากฐานข้อมูลขององค์การเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้

                 - การประมวลผล (processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวมและจัดเก็บไว้ เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการ โดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศอาจรวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น หนังสือ ตำรา เอกสาร หรือสารสนเทศจากระบบสารสนเทศ อาทิ ระบบสารสนเทศด้านการตลาด ฐานข้อมูลบุคลากร การประมวลผลเป็นการประมวลทรัพยากรสารสนเทศหรือ จากฐานข้อมูลในองค์การ เป็นต้น

    

 - การบำรุงรักษา (maintaining) เป็นการนำสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ (reuse) เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ทันสมัยและถูกต้องตรงตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด รวมทั้งการประเมินค่าของสารสนเทศเพื่อจัดเก็บ เอกสาร สารสนเทศในอดีตหรือที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงาน แต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ

   ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 12-16)

      - เทคโนโลยี มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อการประยุกต์ในงานต่างๆ การจัดการเทคโนโลยีต้องสัมพันธ์กับการจัดการสารสนเทศ เพื่อเชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ให้สามารถติดต่อ สื่อสารและเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นการจัดการระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากร การบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่างๆ การดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในงาน

     - คน ในฐานะองค์ประกอบของทุกหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารสนเทศ ครอบคลุมทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวัฒนธรรมหรือ ค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม หน่วยงาน และระบบงานเป็นสำคัญ โดยการยึดหลักคุณธรรม เช่น การไม่ใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ส่วนตน การแบ่งปันสารสนเทศเพื่อประโยชน์ในการดำเนินงานของหน่วย ฝ่ายต่างๆ การควบคุมการเผยแพร่สารสนเทศไปยังผู้เกี่ยวข้องอันจะส่งผลต่อการดำเนินงานและภารกิจโดยรวม และร่วมกันหาทางแก้ไขปัญหาการใช้สารสนเทศอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ ถูกต้อง เชื่อถือได้และทันการณ์มาใช้ประกอบการปฏิบัติงาน

     - กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการสารสนเทศ เช่น นโยบายการจัดการสารสนเทศ ระบบแฟ้มและดรรชนีควบคุมสารสนเทศ แผนการกู้สารสนเทศเมื่อประสบปัญหา เป็นต้น รวมทั้งต้องมีการบำรุงรักษา เช่น การปรับปรุงดรรชนีควบคุมสารสนเทศ

ให้อยู่ในสภาพการใช้งานที่เหมาะสม

    - การบริหารจัดการ เป็นปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการจัดการในระดับกลยุทธ์ ในการจัดการสารสนเทศจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน จึงจะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนภารกิจนั้นได้ โดยต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง ซึ่งจะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน รวมทั้งการได้รับทรัพยากร

สนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินงานกับสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อสนับสนุนภารกิจขององค์การในด้านต่างๆ โดยใช้หลักการจัดการ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ ดำเนินการตามกระบวนการ การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ

5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้

· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)
          · การจัดการเอกสาร (document management - DM)
          · การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)
          · โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)
          · ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)
          · ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)
          · ความร่วมมือ (collaboration )
          · การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)
          · และอื่นๆ

การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ

บรรณานุกรม

ศักดา อาจองค์. (2550). กฎสำคัญ 10 ข้อที่ทำให้การจัดการสารสนเทศมีประสิทธิภาพ. Ramathibodi Knowledge Management.สืบค้น21 พฤษภาคม 2554 จาก http://km.ra.mahidol.ac.th/mod/forum/discuss.php?d=169

มาลี ลํ้าสกุล. การจัดการสารสนเทศและสารสนเทศ. ใน มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมธิราช. สารสนเทศศาสตร์เบื้องต้น. สืบค้น 21 พฤษภาคม 2554 จาก http://www.stou.ac.th/Schools/Sla/upload/13201_U1.pdf

Middleton, Michael. (2002). Information Management: A Consolidation of Operation, Analysis and Strategy. Wagga, NSW: Charles Sturt University, Centre for Information Studies.

Kirk, Joyce. (2005). Information in Organization: Direction for Information Management. In Maceviciute, Elena and Wilson, T.D. Introducing Information Management: an Information Research Reader (pp. 3- 17). London: Facet Publishing.

Myburgh, Sue. (2000). The Convergence of Information Technology & Information Management.  Information Management Journal. (April), 4 – 16.